新コロナウィルス対策をきっかけに、リモートワーク・テレワークを本格的に導入する職場が増えてきました。フリーランスでも初めて挑戦する方や、リモートワークに慣れていない職場で対応する必要がある方もいるようです。リモートワークをする事前・直前で準備しておくことを、リストアップしました。
リモートワークをする前に準備しておくこと
パソコン・ヘッドフォンなどの機器類
リモートワークでまず必要なものがパソコン・ヘッドフォンなどの機器類です。
会社から初めて持ち出す、貸与を受ける機器は、会社にいる間に動作検証をしておくのが大切です。きっと大丈夫だと思っても、持ち帰ってしまってからトラブルが発生するのでは対応できる手間が違います。ヘッドフォン・マイクは、周囲の雑音に邪魔されにくくなるので準備が必要です。
また、カメラが動作するかも確認し、なかったら追加で準備します。
安定してやり取りできるネットワーク
機器と同じくらい重要なのが、ネットワークです。職場によっては指定された接続方法があるケースもありますが、全体的なネットワーク不足から、自宅のwifiなどを利用するケースもあるようです。
自宅のWifiは、5G（5GHz）と2G（2.4GHz）を２種類を使えるケースがあります。近くで壁がない環境で利用できるなら早い「５G」、別の部屋などで障害物がある場合は安定感のある「２G」を使うことをお勧めします。
有線LANケーブル利用の選択肢もあるようであれば、対応できるようにしておくと安心です。
身体に負担をかけずに作業できる場所
リモートワークは、オフィスで働くより作業の途切れが少ないので、同じ姿勢でいる時間が長くなる傾向にあります。そのため、椅子やパソコンの置く場所によって負担が大きく異なるので、腰・首・目の疲れなどを見ながら快適なポジションを見極めます。
テレビ電話が多くないようであれば、テレビ電話とは別の過ごしやすい場所を探すのも一案です。
テレビ会議をする前に準備しておくこと
テレビ電話のできる場所
テレビ電話については、生活音等が入らない音の配慮と、画面に映る自分を客観的に見る配慮が必要です。背景を加工できるソフトが増えてきたため利用することも可能ですが、生活をする場とは別の雰囲気を出せる工夫が必要です。白い壁を背景にできるよう、机の向きを変える手もあります。
確認すること・決めることを明確にしたアジェンダ
リモートワークでは、参加者全員の雰囲気を読み取ることが難しかったり、一部聞き取りにくいことがあったりするケースもあります。
打合せをリードする人、説明の担当者は、何をポイントに話すのかをいつも以上に明確する必要があります。アジェンダを準備することで、打合せをリードする人も整理でき、参加者も理解が深まります。
参考書類の共有
リモートの場合、資料をその場で配るということが難しいケースもあります。資料にたどり着くまでに時間がかかったり、本題を話している横で隣同士フォローし合うにもチャットなど工夫が必要になります。
画面の問題で、紙に比べると一度に見ることができる資料も限られているケースもあるので、事前に参考書類も目にしてもらうようにすると、スムーズに進みます。
ソフトの動作確認
ネットワークのソフトなど、はじめて使う場合は特に先に接続確認をしておく必要があります。直前に作業しようとすると、機器との相性が悪かったり、利用をするには登録が必要だったり、対応に時間がかかるケースもあると、接続できなかったなどという事態になりかねません。
もしもテレビ会議がつながらなかった時の対応方法の共有
はじめての相手など、連絡先がテレビ電話の接続先のみというケースもあります。個人情報が共有しにくいケースもあるので、お互いに不測の事態が起こった時の対応方法を共有しておくことで、連絡が長時間とれず無為な時間を過ごすことを避けることができます。
テレビ会議 直前のチェックポイント
・パソコン、ソフトの確認
パソコン・ソフトが通常通り動くかを確認します。はじめて使うサービスは、出来るだけ前日までに動作確認をしておくことをおすすめします。
・ネットワークの確認
当日も念の為確認します。ネットワークについては、周囲の状況により繋がりにくいケースもあるからです。
・充電器の確認
パソコン・携帯・Wifiなどの充電も確認しておきます。テレビ会議などの時に電源の減りが早いケースもあるので、電源につなげておけると安心です。
・身だしなみ確認
ログイン前の画像で、確認します。事前に確認しておいた背景のほか、電気の当たり具合でも印象がだいぶ違うので工夫します。生活する上ではそのままでも明るい部屋でも、影のかかり方で暗く見えたり、照明がついた状態にしておく方が良かったりするケースもあります。
・打合せ途中の中断の対策
同居中の人が入ってくる可能性がある場合は張り紙をしておいたり、配達などの時間を割けるなど、中断を避ける下準備をしておきます。
・お手洗いの確認
オフィスの打合せ以上に、お手洗いで中座する人も多いです。テレビ会議用に上だけきちんとした格好をしたのが露呈してしまったなどを防ぐためにも、念のため。
基本的なチェックポイントです。テレビ会議を中心に、十分な準備をすることで、いつも以上に進む会議になり得ます。