クラウドツール・サブスクリプションサービスなど、月額・ユーザーごとの課金制度をはじめ、副業や小さな会社でも使い始めやすいサービスが増えてきました。
安いつもりでスタートさせたものの思ったより費用がかかっていたり、一部の機能しか使いこなせていないなど悩みを抱えたまま使っている、結局スタートできないというお話もうかがいます。今回、クラウドツールを使うためのチェックポイントをまとめました。
クラウドツールを使うためのチェックポイント
利用するプランで使える条件を確認する
期間や、利用回数、追加できるユーザーの人数など、よい頃合いでアップグレードするよう設計されているケースもあります。使う機能だけでなく、ユーザー数や扱うデータ量など、いつまで使うかをイメージしておくのが大切です。
ログインIDを複数のユーザーで使えるものと、使いにくいものがあります。メールアドレス等と連携しており、個人で使わないと良さが出ないものや、そもそもログイン自体難しいケースもあります。
まずは気軽に始めてみる場合も、一度使い始めてから改めて別のサービスを使うのは手間がかかります。ある程度使い続けるイメージを持てる状態にしてから導入を決めることをお勧めします。
不具合が起こった時をイメージして、サポート時間と方法を確認する
せっかく使っていたのに、不具合が解消できず、使えなくなってしまっては元も子もありません。また、サービスが止まってしまったら、お客様にも迷惑をかけてしまう可能性もあります。そのため、不具合が起こったときのサポートに関しても考えておく必要があります。
例えば、問い合わせの受付時間を確認しておくと、もしもの時にどのくらいサービスを止める必要があるかなどのイメージがつきやすくなります。原因究明や、修正を誰が主体になってできるかを考えることも、どのくらいのサポートが必要か（電話・チャットで大丈夫？WEBでヘルプを探せる？）を決める助けになります。
広告表示、ロゴの表示などが、信頼感を下げるケースもあることを意識する
無料ツールであるのが、広告の表示やそのシステム会社のロゴが表示されるケースです。人によってはロゴがついているサイトは、あまり本気でビジネスをしようとしていないのかな、という印象を与える可能性があります。
無料の期間が設定されている場合（試用期間）、その期間で検証がし終わるかを確認する
無料のツールであるあるなのが、試用期間で検証をできずにそのまま、というものです。
もし導入したいものがある場合、試用期間の前に「確認する項目・確認する人と時期」を明確にしておいてから、試用期間をスタートさせるとスムーズです。
将来的に別のツールを使う可能性がある場合は、移行も意識して設定をしておく
短期間で別のツールを使う可能性がある場合もあるかもしれません。クラウドツールにあるのが移行することが難しいケースもあります。機能として、データの出力（エクスポート）があるかを確認しておくと良いでしょう。クラウドツールにアップロードするデータなどがある場合は、クラウドツールとは別にファイルやデータをまとめておくとおくとスムーズに移行ができるメリットがあります。
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