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請求書はいつ送るべきか迷う人のためのヒント

· バックオフィス業務

副業を始めたり、フリーランスになって、はじめて請求書を送ることになる人も多いようです。フォーマットとともに気になる、請求書をいつ送るべきかという質問に対してお答えします。

請求書を送るタイミングは、まずは顧客に確認

請求書を送るタイミングは、請負契約であれば、仕事が終わったタイミングが基本です。契約書に詳細が記載されている場合もありますので、確認します。

継続して仕事を行う場合は、月末・もしくは月初3〜5営業日くらいまでに送付を求めらるケースが多いようですが、実は会社のルールによって異なります。そのため、遠慮をせずに顧客に確認することをお勧めします。

そもそも、確認する内容がわからない・・・という方のために、確認ポイントをご紹介します。

・請求書をいつまでに届けるか

それぞれ会社の事務処理のルールがあるので、確認します。

例えば月末締めの場合、請求書の内容は月末までの取引を含め、発行日付を月末とする場合でも、データ自体は翌月の○日までに届けば問題ない、などの会社も多くあります。

・いつまでの取引を含めてよいか

請求書の〆切のタイミングと月末の処理などの関係で、どのように計算するかなどの調整が必要な場合もあります。(例えば、土日は営業していない企業で、請求書の〆切が営業日内なものの、月末までの土日に請求する事象が発生する場合など)は事前に確認します。

・先方が指定するフォーマットなどあるか

公共機関や大企業などでは、フォーマットが決まっている場合もあるので、先に確認することをお勧めします。特にフォーマットがないようであれば、業務にあったテンプレートを利用します。

契約先と信頼感が築けているようであれば、相談すると、既に使われているものなど参考にするフォーマットをもらえることもあります。

・宛先

請求書の宛名と、送付先が異なるケースもあります。

聞き方としては「請求書の宛先は、(やりとりしている方のお名前)様宛で問題ありませんか?」と聞くことで、別の宛先が必要な場合は教えてくれます。

・デジタルデータでOKか郵送が必要か

企業によって異なります。デジタルデータで大丈夫なケースも増えてきています。押印が必要な場合も、デジタルデータの埋め込みで問題ない場合もあります。

デジタルデータで送付する場合は、変更可能なWordやExcelではなく、PDF形式にして送付をします。

担当の方によっては、請求書の扱いにあまり慣れていない方もいらっしゃいます。〆切近くや、送付してからバタバタするより、仕事をスタートする時点で確認しておくと安心です。

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